Entgegennahme Ihrer eingehenden Anrufe in Ihrem Namen. Weiterleiten der Anrufe zu Ihnen oder Aufnehmen der Anrufe und weiterleiten an Sie per E-Mail/SMS/Fax oder online bereitstellen Professionelle Aufnahme von neuen Mandaten und Weiterleitung an Sie. So haben Sie die Chance gegenüber Ihren Mandanten stets freundlich und professionell präsent zu sein und können trotzdem ungestört arbeiten. So geht Ihnen zukünftig kein Telefonat mehr durch einen unpersönlichen Anrufbeantworter verloren. Erledigung Ihrer Schreibarbeiten Erstellen Ihrer Gebührenrechnungen Beantwiortung Ihrer Fragen zur alltäglichen Sekretariatsarbeit Bearbeitung von Zwangsvollstreckungen Versenden Ihrer Rundschreiben und Ihrer individuellen Post Postservice während längerer Abwesenheit Sie sind für Ihre Mandanten stets freundlich und professionell präsent und immer von überall erreichbar (weltweit) Ihnen geht kein Anruf mehr verloren Sie können Ihre Zeit gezielt und gewinnbringend einsetzen Sie haben keine Personal- und weniger Raumkosten Sie haben "den Rücken frei" Sie treten als renommierte Kanzlei auf Kostenfreies Vorab-Testen Persönliche Telefon- und Faxnummer Sofortige Benachrichtigung über alle Anrufe per SMS, Email oder Fax Ständige Zugriffsmöglichkeit auf alle Anrufdaten über das Internet E-Mail-Account im Internet Digitales Online-Faxgerät Ein tägliches Datenbackup gehört selbstverständlich zur Sicherheitsroutine Die Daten werden nur gespeichert, soweit es für die bestmögliche Erbringung unserer Dienstleistung notwendig ist. Die Verwendung Ihrer Daten für Werbung oder die Weitergabe an Dritte schließen wir selbstverständlich aus Verschlüsselte Datenübertragung (SSL) Kompetente und geschulte Mitarbeiter Verschwiegenheitspflicht durch Unterzeichnung einer von der Bundesrechtsanwaltskammer herausgegebenen Erklärung. Paradigmenwechsel in der Anwaltschaft durch verlorenes Gleichgewicht zwischen Angebot und Nachfrage? Stürmische Zeichen für einen grundlegenden Umbruch in der Anwaltschaft sind allerorts zu sichten: Ungebrochener Zuwachs an zugelassenen Anwälten Umsatz-, Gewinn- und Einkommensrückgänge in allen Segmenten der Anwaltschaft sowohl im Westen als auch im Osten der Republik Spezialisierungswelle führt zur Ausprägung von Fachanwälten in einer immer größeren Zahl von Rechtsgebieten Fusionswelle läßt Kanzleien mit breitgefächertem Beratungsangebot entstehen Eindringen von internationalen Großkanzleien in den Markt Entlokalisierung des Wettbewerbs hebt räumliche Schutzzäune auf Lockerung des Werbeverbots und hierdurch die Chance zu seriöser Informationswerbung macht den Markt transparenter Wenngleich bei der obigen Aufzählung nicht zwischen Ursache und Auswirkung unterschieden wird handelt es sich doch um „Key Facts“ die deutlich darauf hinweisen, daß ähnlich wie bereits in anderen Sektoren der deutschen Volkswirtschaft ein Paradigmenwechsel in der deutschen Anwaltschaft in Gang gekommen ist. Hinwendung zu betriebswirtschaftlichen Ansätzen Gerade der Wandel vom Anbietermarkt zum Käufermarkt impliziert, das betriebswirtschaftliche Belange in der Anwaltskanzlei einen immer breiteren Raum einnehmen werden. Ansätze sind schon deutlich erkennbar und die wissenschaftliche Forschung ist bereits dem Weg. Insbesondere das Soldaninstitut für Anwaltsmanagement e.V. (http://www.soldaninstitut.de) unter der Leitung von Prof. Dr. Christoph Hommerich befaßt sich intensiv mit den Fragen, die sich aus der derzeitigen Situation der Anwaltschaft ergeben. Hier werden wissenschaftlich die aktuellen Ansätze untersucht und auch praktische Hinweise auf ein erfolgreiches „Anwaltsmarketing“ gegeben: Strategische Überlegungen zur Formulierung eines einheitlichen geschlossenen Handlungsprogramms, zur juristischen Produktentwicklung und zu einem Markenprofil der Kanzlei, Maßnahmen zur Kundenbindung, zum Qualitätsmanagement, zur Kundenwertanalyse und zum „Customer Lifetime-Value“ in einem Beziehungsmarketing der Anwälte, Grundregeln für richtiges Deligieren als Instrument einer modernen Mitarbeiterführung Marketing als anwaltliches Mittel zur Vertrauensbildung Das sind nur einige wenige Themen aus einem umfassenden Bündel von Informationsschriften die das Soldaninstitut für Anwaltsmanagement bereitstellt. Tatsächlich haben zwar in einer Befragung des Instituts für freie Berufe in Nürnberg schon (oder besser: nur ...) ein Viertel aller befragten Kanzleien die Unentbehrlichkeit eines Marketingkonzeptes erkannt, aber nur 27% davon konnten auch ein Konzept vorweisen. „Trotz des verlorenen Gleichgewichts zwischen Angebot und Nachfrage auf dem Rechtsberatungsmarkt der letzten Jahre und der konjunkturellen Schwankungen sind betriebswirtschaftliche Überlegungen und Instrumentarien, insbesondere das Marketing, in den deutschen Anwaltskanzleien noch nicht weit verbreitet. (Marketing für Rechtsanwälte, Aufsätze von Ottheinz Kääb und Alexandra Schmucker, 04/2003; beauftragt von der „Selbsthilfe der RAe e.V.“) Hier darf mit wachsendem Leidensdruck in der Anwaltschaft mit dem oben schon beschriebenen Pradigmenwechsel und damit einer Einkehr von betriebswirtschaftlichen Methoden gerechnet werden, die klar auch eine Ausprägung auf alle Facetten eines Anwaltsmarketings aufzeigen werden. Aber wie wird der jungen Einzelanwalt nun mit dieser Situation fertig? Situation in der Anwaltschaft Die Situation in der Anwaltsschaft ist von einem gewaltigen Expansionsdruck gekennzeichnet: Nach Erhebungen in der STAR- Studie wuchs die Zahl der zugelassenen Rechtsanwälte auch im letzten Jahr wieder um knapp 5 %. Waren im Jahr 1990 noch 59455 Anwälte zugelassen, so betrug deren Zahl bereits 116305 im Jahr 2001 und gar 121420 im Jahr 2003! Das entspricht einem Zuwachs von 104 Prozent, also einer Verdoppelung. Und --- dieser Zuwachs ist auch weiterhin ungebrochen, wie die Prognose Zahl der Studienabgängerzahlen erwarten läßt. Gleichzeitig kam es in den vergangenen Jahren zu einer Fusionswelle von Anwaltskanzleien wohl auch als notwendige Reaktion auf die Anforderungen die sich aus dem verlorenen Gleichgewicht zwischen Angebot und Nachfrage ergibt. Die Anwaltschaft erkennt klar die Chancen, die sich aus der Spezialisierung zu Fachanwälten ergeben. Kleine und mittlere Anwaltssozietäten bieten mit einer (bestenfalls) sorgfältigen Mischung aus Fachanwälten den Mandanten ein rundes Spektrum aus spezialisierten Anwälten und tragen damit dem Umstand Rechnung, daß in einer Kundenbefragung zunehmend nicht der gute Ruf oder die Größe einer Kanzlei (12,4 % der Befragten), sondern Ausführliche Beratung (83,4 %), Engagement (80,2 %) und die Spezialisierung (75 %) im Vordergrund der Mandantenwünsche stehen. Als dramatisch darf die Einkommenssituation der Rechtsanwälte bezeichnet werden, sanken doch in den vergangenen Jahren sowohl die Umsätze, die Gewinne als auch die Einkommen in der Anwaltschaft in den Jahren 1991 bis 2004. Dies gilt über alle Segmente, also sowohl für die selbständigen und die angestellten Anwälte in Sozietäten als auch für Einzelanwälte im Westen und im Osten der Bundesrepublik. Beispielgebend sei hier der Einkommensrückgang bei den Einzelanwälten erwähnt, die nach schlechten Vorjahren im Jahr 2001 bei einem durchschnittlichen Überschuss von 80.000 DM wieder einen Gewinnrückgang von 9,1 % (im Westen) und mit 69.000 DM Überschuss gar einen Rückgang von 12,7 % (im Osten) zu verkraften hatten. Die STAR Studie „Umsatz und Einkommensentwicklung der Rechtsanwälte 1993 bis 2001 (Quelle: BRAK- Mitteilungen 6/2003, Seite 254-259) spricht hier von einem eher negativen Bild, welches das Bild der wirtschaftlichen Situation der Rechtsanwälte zeigt. Wenn das durchschnittliche persönliche Stundeneinkommen von selbständigen Einzelanwälten im Jahr 2002 mit 19 Euro, und mit 43.000 Euro für angestellte Anwälte ausgewiesen wird (Star Umfrage 2004), ist die reißerische Aussage „ Die Robe zahlt das Sozialamt“ wohl noch übertrieben, weist aber gleichsam auf die Probleme eines jungen Einzelanwaltes hin, der sich erst noch einen Stamm von Mandanten (und auch eine Robe) erwerben muß. Es steht ein Paradigmenwechsel ins Haus, der die Anwaltschaft zwingt, sich intensiver mit betriebswirtschaftlichen Fragestellungen auseinander zu setzen. Paradigmenwechsel in der Anwaltschaft durch verlorenes Gleichgewicht zwischen Angebot und Nachfrage? Stürmische Zeichen für einen grundlegenden Umbruch in der Anwaltschaft sind allerorts zu sichten: Ungebrochener Zuwachs an zugelassenen Anwälten Umsatz-, Gewinn- und Einkommensrückgänge in allen Segmenten der Anwaltschaft sowohl im Westen als auch im Osten der Republik Spezialisierungswelle führt zur Ausprägung von Fachanwälten in einer immer größeren Zahl von Rechtsgebieten Fusionswelle läßt Kanzleien mit breitgefächertem Beratungsangebot entstehen Eindringen von internationalen Großkanzleien in den Markt Entlokalisierung des Wettbewerbs hebt räumliche Schutzzäune auf Lockerung des Werbeverbots und hierdurch die Chance zu seriöser Informationswerbung macht den Markt transparenter Wenngleich bei der obigen Aufzählung nicht zwischen Ursache und Auswirkung unterschieden wird handelt es sich doch um „Key Facts“ die deutlich darauf hinweisen, daß ähnlich wie bereits in anderen Sektoren der deutschen Volkswirtschaft ein Paradigmenwechsel in der deutschen Anwaltschaft in Gang gekommen ist. Hinwendung zu betriebswirtschaftlichen Ansätzen Gerade der Wandel vom Anbietermarkt zum Käufermarkt impliziert, das betriebswirtschaftliche Belange in der Anwaltskanzlei einen immer breiteren Raum einnehmen werden. Ansätze sind schon deutlich erkennbar und die wissenschaftliche Forschung ist bereits dem Weg. Insbesondere das Soldaninstitut für Anwaltsmanagement e.V. (http://www.soldaninstitut.de) unter der Leitung von Prof. Dr. Christoph Hommerich befaßt sich intensiv mit den Fragen, die sich aus der derzeitigen Situation der Anwaltschaft ergeben. Hier werden wissenschaftlich die aktuellen Ansätze untersucht und auch praktische Hinweise auf ein erfolgreiches „Anwaltsmarketing“ gegeben: Strategische Überlegungen zur Formulierung eines einheitlichen geschlossenen Handlungsprogramms, zur juristischen Produktentwicklung und zu einem Markenprofil der Kanzlei, Maßnahmen zur Kundenbindung, zum Qualitätsmanagement, zur Kundenwertanalyse und zum „Customer Lifetime-Value“ in einem Beziehungsmarketing der Anwälte, Grundregeln für richtiges Deligieren als Instrument einer modernen Mitarbeiterführung Marketing als anwaltliches Mittel zur Vertrauensbildung Das sind nur einige wenige Themen aus einem umfassenden Bündel von Informationsschriften die das Soldaninstitut für Anwaltsmanagement bereitstellt. Tatsächlich haben zwar in einer Befragung des Instituts für freie Berufe in Nürnberg schon (oder besser: nur ...) ein Viertel aller befragten Kanzleien die Unentbehrlichkeit eines Marketingkonzeptes erkannt, aber nur 27% davon konnten auch ein Konzept vorweisen. „Trotz des verlorenen Gleichgewichts zwischen Angebot und Nachfrage auf dem Rechtsberatungsmarkt der letzten Jahre und der konjunkturellen Schwankungen sind betriebswirtschaftliche Überlegungen und Instrumentarien, insbesondere das Marketing, in den deutschen Anwaltskanzleien noch nicht weit verbreitet. (Marketing für Rechtsanwälte, Aufsätze von Ottheinz Kääb und Alexandra Schmucker, 04/2003; beauftragt von der „Selbsthilfe der RAe e.V.“) Hier darf mit wachsendem Leidensdruck in der Anwaltschaft mit dem oben schon beschriebenen Pradigmenwechsel und damit einer Einkehr von betriebswirtschaftlichen Methoden gerechnet werden, die klar auch eine Ausprägung auf alle Facetten eines Anwaltsmarketings aufzeigen werden. Aber wie wird der jungen Einzelanwalt nun mit dieser Situation fertig? Zeitweises Outsourcing des Telefonfondienstes als Qualitätsmerkmal in der Einzelkanzlei Abschließend soll am Beispiel eines Junganwaltes einmal die Außenwirkung einer Anwaltskanzlei aufgezeigt werden. Hierzu soll nicht eine Glosse dienen wie ein Mandant in einer großen Anwaltskanzlei von Sekretariat zu Sekretariat telefonisch weiterverbunden wird um am Schluß festzustellen, daß der betreuende Anwalt „gerade bei Gericht ist“. Vielmehr wird an einem kleinen Einzelbeispiel aufgezeigt, welche Sorgen ein Junganwalt in einer alltäglichen Situation hat und welche Lösungsmöglichkeiten sich bieten: Ein Mandant möchte "seine Anwältin ...seinen Anwalt" sprechen, und zwar "persönlich"! Egal, was der Anwalt zu erledigen hat: Besprechungstermine mit Mandanten, Recherche und/oder konzentriertes Arbeiten, Wahrnehmung von Gerichtsterminen, Besorgungen etc. Immer wird sein Telefon läuten! Es gibt also ein Problem der Erreichbarkeit und die Sorge des Anwalts wichtige Anrufe zu verpassen. Die Ursache dieser Problematik ist leicht gefunden: Ein Mandantenstamm existiert noch nicht, der eigene Bekanntheitsgrad hält sich in Grenzen und der Verdienst reicht noch nicht aus eine Bürokraft zu beschäftigen. So führt leider kein Weg am all-in-one-Team vorbei: Gespräche annehmen, Fristen nachhalten, Schriftstücke verfassen, Termine wahrnehmen, und, und, und... Alles macht der Anwalt selbst. Gerade in den ersten Berufsjahren ist der Anfänger mit einem Großteil an Büroarbeiten eingedeckt. So verliert er Zeit; kostbare Zeit; teure Zeit, die er besser der Sachbearbeitung widmen sollte. Nun bietet sich eine Reihe von Alternativen an, die zu untersuchen sind: Ein Anrufbeantworter nimmt das Gespräch entgegen.Hier handelt es sich letztlich um eine „Einwegkommunikation“ die den Mandanten auf einen späteren Termin verweist, ihm eine 20-Sekunden-Chance läßt seine Probleme diktatreif und komprimiert darzustellen. Ihm wird keinerlei Chance gelassen, im Dialog mit „seinem Anwalt“ die wirkliche Problematik seiner aktuellen (Rechts-) Situation zu erarbeiten. In aller Regel befindet sich der Mandant in einem Zustand der Unsicherheit und häufig fühlt er sich in dieser Unsicherheit intuitiv bedroht. Der Anrufbeantworter läßt ihn allein. In vielen Fällen wird der Mandant einfach auflegen. Die Rufumleitung auf das Handy verbindet den Mandanten direkt mit dem Anwalt.Das Handy stellt in der Freizeit, am Wochenende oder während des Urlaubs eine brauchbare Alternative dar. Diese Alternative zeigt nicht die oben dargestellten Mängel, hilft dem Anwalt aber auch nicht weiter, wenn er bei Gericht ist, in einer wichtigen Besprechung oder einmal in Ruhe ungestört arbeiten möchte. Eine „Aushilfe aus dem Freundes- oder Verwandtenkreis". Bei dieser Alternative meldet sich ein lebendiger Mensch mit dem ein Dialog geführt werden kann. Dieser lebendige Mensch wird zunächst den Mandanten beruhigen, eine grundlegende Klärung der aktuellen Situation mit dem Mandanten erarbeiten, feststellen, ob es sich um einen einfachen Beratungsbedarf oder eine Frist im Verzuge handelt. Sodann wird die Aushilfe einen verbindlichen Termin mit dem Anwalt vereinbaren. Ist die Aushilfe gar aus dem juristischen Bereich oder eine studentische Hilfskraft ( ... zum Beispiel an einem Universitätsstandort) wird der Mandant sich gut aufgehoben fühlen. Natürlich ist die Aushilfe in ihre Arbeit einzuweisen, sie ist auf die Vertraulichkeit der Informationen zu belehren – es sind also verbindliche Spielregeln zu vereinbaren. Diese Alternative ist durchaus eine tragfähige Basis für eine Außendarstellung Ein Callcenter nimmt den Anruf entgegen. Die Vielzahl der in den vergangenen Jahren entstandenen Callcenter signalisiert den starken Trend zum Outsourcing in der Wirtschaft. Outsourcing beruht auf der Feststellung, dass ein großer Teil der Büroarbeiten die von teuer bezahlten Fachkräften wahrgenommen werden eher einem niedriger zu bewertenden Segment der Wertschöpfungskette zuzuordnen ist. Hier können geltende Regeln angewandt werden, die im Kern schon der Volkswirtschaftler David Ricardo (1772- 1823) herausgefunden hat, nämlich die des komparativen Kostenvorteils. Ricardo wies die Vorteilhaftigkeit zwischenstaatlichen Handels auch in Fällen nach, in denen einer der Handelspartner sämtliche Güter weniger effizient produziert als der andere. Für die verbale Erklärung des komparativen Kostenvorteils bediente er sich des Beispiels eines Anwalts der die geringerwertigen Tätigkeiten (Schreibarbeiten) eines Anwaltsbüros auch dann an eine Schreibkraft geben solle wenn er selbst diese besser erledigen könne als eine solche Hilfskraft. Ricardo schuf eine Grundlage die es ermöglicht, die Callcenter- Alternative auch betriebswirtschaftlich mit einer Kostenrechnung abzusichern. Wie bei jeder „Make or Buy“ – Entscheidung sind jedoch zusätzlich zur Kostenbetrachtung noch weitere, nichtquantitative Gesichtspunkte zu berücksichtigen: Welche Aufgaben sollen fremdvergeben werden? Besteht das Risiko des Know-How – Verlustes in der eigenen Kanzlei wenn solche Aufgaben fremdvergeben werden? Wie groß ist das Risiko vom Callcenter organisatorisch abhängig zu werden? Welches Risiko besteht, dass eigene (optimierte Arbeitsabläufe und sonstige Vorgehensweisen) über das Callcenter an Konkurrenten gelangen und damit der Verlust von Alleinstellungsmerkmalen eintritt? Lassen sich die notwendigen organisatorischen Abläufe (Terminplanung, Bereitschaftszeiten, Gesprächsnotizen, Weiterleitung im Dringlichkeitsfall etc.) problemlos die Belange des Anwaltsbüros einfügen ? Ist bei den Callcenter- Agents Wissen um die fachspezifischen Belange des Anwaltsbereichs vorhanden und können sie damit die Dringlichkeit eines Mandantenanrufs sicher abschätzen? Muß erst ein „Gesprächsleitfaden“ erstellt werden oder sind gar Rechtsanwaltsfachkräfte tätig wie zum Beispiel beim www.anwaltsoffice.net ? Fügt sich das Callcenter in ein strategisches Vertrauenskonzept ein? Sind die Callcenter- Agents auf die Vertraulichkeit der Informationen vergattert? Ist die Bereitschaftszeit angemessen bzw. wie flexibel läßt sie sich anpassen? Meldet sich das Callcenter mit eigenem Namen oder mit dem Namen des Anwalts? Was kann Anwaltsoffice für sie tun? ... Nicht betrachtet werden andere technische Möglichkeiten die insgesamt dem Trend zum „Mobilen Büro“ folgen. Auch diese sind laufend zu beobachten da sich durch die Konvergenz, bzw. durch das verschmelzen von Büro- und Telekommunikation im Zukunftsbüro dramatische Umwälzungen) ergeben werden. (Spracherkennung, Unified Messaging (UMS); Homeworking, Computergestützte Telefonie (CTI), Internet) Fazit Die deutsche Anwaltschaft sieht sich durch das verlorene Gleichgewicht von Angebot und Nachfrage in einem zunehmenden Wettbewerbsdruck. Die unverändert steigende Zahl von zugelassenen Anwälten, Umsatz-, Gewinn- und Einkommensrückgänge in allen Segmenten der Anwaltschaft sowohl im Westen als auch im Osten der Republik, das Eindringen von internationalen Großkanzleien am deutschen Markt, Entlokalisierung des Wettbewerbs und die Lockerung des Wettbewerbsverbots stellen etablierte Kanzleien und Junganwälte vor große Herausforderungen. Wie in anderen Branchen bzw. Sektoren der deutschen Volkswirtschaft schon seit längerem als Paradigmenwechsel bekannt, ist mit einer verstärkten Beachtung der betriebswirtschaftlichen Belange, insbesondere mit verstärkten Marketingbemühungen der Kanzleien zu rechnen. Die besondere Ausprägung der Dienstleistung „Rechtspflege, die sich zwingend am Aufbau einer Vertrauensbasis zur Mandantschaft orientieren muß, erfordert angepasste Marketinginstrumente die sich schlüssig in ein Gesamtstrategiekonzept einfügen. Kreative Vorgehensweisen, die an einem „Vertrauenskonzept“ ausgerichtet sind bieten auch jungen Anwälten die Chance in einem schweren Umfeld zu bestehen und sich eine Life- Time- Mandantschaft aufzubauen.